Mediacja – step by step

W poprzednim tekście omówione zostały podstawowe informacje dotyczące mediacji. Wiadomo, że mediacja to bardzo użyteczne „narzędzie”, którego podstawowymi zasadami są: dobrowolność, poufność, bezstronność, szybkość i niskie, w porównaniu do postępowania sądowego, koszty. Wiadomo, że mediować można praktycznie w każdej sprawie oraz że na mediację można zostać skierowanym przez sąd lub złożyć osobiście wniosek do certyfikowanego mediatora.

Jak jednak wygląda ten cały proces mediacji od środka? Czego można się spodziewać od mediatora, od przeciwnika? Jak sformułować ugodę i jak w ogóle zacząć?

Najczęściej mediacja zostaje wszczęta na podstawie skierowania sądu (tzw. mediacja sądowa). Jednakże jeśli spór nie dotarł jeszcze do sądu, każda ze stron lub obydwie strony mogą zgłosić się do mediatora z prośbą/wnioskiem o przeprowadzenie mediacji (tzw. mediacja prywatna). Przystąpienie do mediacji jest proste, tak jak sam jej przebieg. Najtrudniej jest się zdecydować, potem idzie już „z górki”.

Mediacja „prywatna” – jak zacząć?

W celu rozpoczęcia procesu mediacji należy poszukać kompetentnego, certyfikowanego mediatora. Niebawem zacznie funkcjonować tzw. Krajowy Rejestr Mediatorów (tzw. KRM), w którym można będzie sprawdzić (wybrać) konkretnego mediatora, dowiedzieć się czy taki mediator przeszedł tzw. walidację czyli czy jego kompetencje zostały potwierdzone przez organ certyfikujący.

Jeśli mamy już wybranego mediatora należy napisać do niego wniosek z prośbą o podjęcie się mediacji w danej sprawie. Może to uczynić jedna ze storn sporu albo obydwie. Wniosek nie jest sformalizowany. Powinien być zaadresowany do mediatora (lub ośrodka mediacyjnego) i zawierać istotne informacje, takie jak: oznaczenie stron sporu z danymi adresowymi, krótki opis sprawy (jeżeli strony przed popadnięciem w spór miały zawartą umowę o mediację, należy ją do wniosku załączyć). Istotne jest, aby wniosek był podpisany.

Korzystając z usług centrum (ośrodka) mediacyjnego warto zapoznać się z dokumentami na stronie internetowej, w tym w szczególności z cennikiem. Mediacja jest postępowaniem ze swej natury tańszym, jednak – jak za każdą pracę – za przeprowadzenie mediacji mediatorowi należne jest wynagrodzenie.

Jeżeli o mediację wnioskuje jedna strona, wtedy mediator kieruje do drugiej tzw. zaproszenie z zapytaniem, czy wyraża zgodę na przeprowadzenie mediacji w danej sprawie. W zaproszeniu zakreślony jest termin na udzielenie odpowiedzi i wyrażenie zgody na mediację. Jeżeli w zakreślonym terminie druga strona nic nie odpowie lub nie wyrazi zgody na przystąpienie do mediacji, to niestety nie dojdzie ona do skutku. W takiej sytuacji mediator zawiadamia o tym fakcie stronę wnoszącą o mediację.

Zdarza się, że z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji występują obydwie strony. Najczęściej, jeżeli przed powstaniem sporu zawarły tzw. umowę o mediację – tj. porozumiały się co do tego, że mogący powstać w przyszłości pomiędzy nimi spór oddadzą w pierwszej kolejności do mediacji.

Jest zgoda na mediację – co dzieje się dalej?

Kiedy mediator dysponuje zgodą stron na przeprowadzenie mediacji, uzgadnia z nimi dogodny termin na tzw. posiedzenie wstępne. Mediator kontaktuje się ze stronami w każdy dostępny sposób, np. telefonicznie czy za pośrednictwem poczty elektronicznej, co znacznie przyspiesza i upraszcza sprawę. Na posiedzeniu wstępnym mediator prosto i w przystępny sposób przedstawia wszelkie kwestie związane z mediacją i zawarciem ugody przed mediatorem. Na tym spotkaniu ustalone powinny zostać szczegóły techniczne związane z posiedzeniami mediacyjnymi, czyli gdzie odbędzie się mediacja, kto będzie brał w niej udział, czy będą przerwy, ile przerw, czy będą sesje indywidualne, etc. Jest to spotkanie, na którym należy zadać wszelkie pytania i rozwiać wszystkie swoje wątpliwości. Posiedzenie wstępne jest dosyć krótkie i najczęściej strony od razu chcą przystąpić do sesji mediacyjnej, to znaczy usiąść do stołu i zacząć rozwiązywać spór. Jest to często stosowana praktyka.

W zależności od charakteru sprawy mediator może przed pierwszą sesją poprosić o przygotowanie i przesłanie do niego tzw. deklaracji stanowisk, czyli informacji, o co każdej stronie chodzi i dlaczego stoi na takim stanowisku, ewentualnie na jakie ustępstwa jest gotowa się zdecydować.

Sesja mediacyjna może być jedna lub może być ich kilka, w zależności od charakteru i złożoności sprawy. Powinny one odbywać się w krótkich odstępach czasu, tak aby strony na bieżąco pracowały nad rozwiązaniem sporu i czuły odpowiedzialność za jej efekt.

Wbrew temu, co można zobaczyć w „amerykańskich filmach”, najczęstszą formą mediacji nie jest zajęcie miejsca po przeciwnych stronach stołu ze swoim adwokatem i przerzucanie się argumentami. W naszych realiach mediator rozpoczyna mediację od wspólnego spotkania stron. Na takiej pierwszej wspólnej sesji umożliwia on swobodne zaprezentowanie stanowiska, przedstawienie punktów spornych i ewentualnych możliwych rozwiązań. Mediator czuwa, aby każda ze stron miała szansę wypowiedzieć się co do sporu swobodnie, a także wyrazić swoje odczucia lub inne uwagi.

Po wspólnej sesji następują sesje indywidualne. Wtedy każda strona może przedstawić wszystkie, nawet najbardziej poufne kwestie dotyczące sporu, także takie, które nie powinny zostać ujawnione przeciwnikowi. Na sesjach indywidualnych można np. przekazać mediatorowi najwyższą możliwą kwotę, jaką strona jest w stanie zapłacić, z prośbą o jej nieujawnianie. Mediator dysponując taką wiedzą doprowadzić może do zbliżenia się stanowisk i oczekiwań stron, a w konsekwencji do wypracowania złotego środka.

Kiedy kończy się mediacja?

Mediację można zakończyć w każdej chwili na życzenie każdej ze stron, bez podania przyczyny. Jednakże bardzo często mediacja kończy się zawarciem ugody. Ugodę wypracowują strony, następnie jest ona formułowana na piśmie i podpisywana. Podkreślić trzeba, że ugoda jest zawarta przed mediatorem, ale mediator jej nie podpisuje. Ugodę podpisują strony.

Na zakończenie każdej mediacji mediator sporządza protokół. W protokole znajdują się informacje o tym, że toczyła się mediacja pomiędzy danymi stronami, daty sesji mediacyjnych oraz to, czy zakończyła się ona zawarciem ugody czy też nie. Innych informacji w protokole się nie wskazuje, gdyż szczegóły objęte są tajemnicą mediacji.

Ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc równą ugodzie sądowej, tzn. nadaje się do egzekucji po nadaniu klauzuli wykonalności.

Mediacja ze skierowania sądu

Jeżeli mediacja prowadzona jest na podstawie skierowania sądu oznacza to, że sprawa już do sądu trafiła. Sędzia skierował jednak strony do mediacji albo z urzędu (sam uznał to za celowe) albo na wniosek stron lub jednej z nich. Strony mają prawo wyboru mediatora – mogą wskazać go z imienia i nazwiska. Jeśli nie wskażą, to sąd wybierze mediatora (pierwszeństwo mają ci z listy stałych mediatorów przy Sądach Okręgowych).

Kiedy konflikt trafia do mediacji ze skierowania sądu jest już najczęściej nabrzmiały. Złożony został pozew, strony przygotowały swoje stanowiska i najczęściej skorzystały z profesjonalnej pomocy adwokatów. Być może jednak w mediacji strony widzą faktycznie szansę dogadania się albo chcą wziąć w niej udział, żeby nie „wypaść gorzej”.

Jeżeli sąd skieruje na mediację, nie oznacza to, że strony obowiązkowo muszą do niej przystąpić. Mediacja jest zawsze dobrowolna i strona może odmówić jej prowadzenia. Jednakże zawsze warto spróbować, bo nie wpłynie to na przedłużenie procesu, a zawsze da szansę na satysfakcjonujące zakończenie sporu.

Po otrzymaniu skierowania z sądu mediator kontaktuje się ze stronami z pytaniem, czy wyrażają zgodę na mediację. Jeśli tak, uzgadniają dogodny termin i dalej mediacja toczy się tak, jak opisano powyżej, w uwagach dotyczących „mediacji prywatnej”.

Warto podkreślić, że zachętą do zawarcia ugody w postępowaniu mediacyjnym ze skierowania sądu, poza oczywistymi korzyściami z zakończenia sporu, jest także korzyść finansowa, tj. – zwrot opłaty od pozwu lub części tej opłaty (była o tym mowa w I części tekstu).

Mediacja jest coraz częściej stosowanym narzędziem do zakończenia sporu, czy konfliktu. Stosowana jest w biznesie, gdyż daje szybki rezultat i pozwala zająć się pracą, a nie angażowaniem środków i czasu na spory sądowe. Mediacja daje także duże pole do popisu przy konfliktach rodzinnych, spadkowych, majątkowych, możliwa jest do wykorzystania również w sprawach karnych i administracyjnych.

Warto mieć na względzie tę instytucję, gdyż rozwiązanie sporu w drodze mediacji daje satysfakcję z wzięcia odpowiedzialności za jego rozwiązanie.